Chapter2  トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術〜基本編〜

 

12.「トヨタの1枚」のベースにある3つのステップ

「1枚」の書類作りから本質の部分を抽出し、「〝伝わるカイゼン〟『1枚』フレームワーク」として

体系化しました。

「紙1枚にまとめる」作業を大きく分けると、ほとんどの場合、次のような3つのステップから

できています。

     ①  考えるベースとなる情報を書類に「整理する」

        　　↓

     ②  自分なりの「考え」を書類に「まとめる」

        　　↓

     ③  書類の内容を誰かに「伝える」

 

この3つのステップがしっかりと踏めていれば、最後に「資料化」するのはそれほど難しくありません。

「紙1枚にまとめる」うえで大切なのは、資料そのものの作成法よりも、前段階の思考整理法なのです。

そこで第2章では、トヨタで働く人たちが「1枚」の作成を通じてやっている思考整理法に焦点を合わせ、

それをいかにほかの仕事の場面で活用していけばよいか、具体的な方法をお伝えしていきます。

 

13.まずは「どうしよう」を「どうさ(動作)」に変えなさい

「具体的にどうすればよいかわからない–」という悩みをカイゼンするためのキーワードが「動作化」です。

表現に含まれる「動詞」を、目に見える「動作」に変換することで、誰でも再現できるようにするのです。

 

「動作」に落とし込めば実践するのは簡単

「仕事をするうえでは、目的を意識することが大切だ」といったアドバイスを、これまでに一度は

見聞きしたことがあるのではないでしょうか。

代表的な例として、名著『7つの習慣』(スティーブン・R・コヴィー/キングベアー出版)の中にも、

第2の習慣として「目的を持って始める」という項目が出てきます。

ここで質問です。

もし、あなたが「『目的を意識する』には具体的にはどうすればよいですか?」と聞かれたら、

どう答えるでしょうか?

私がトヨタで実践していた方法はこうでした。

「目的を書き出した紙を、繰り返し見る」

「動詞」でごまかされず、「動作」に落とし込む。そうやって初めて実践が可能になります。

実践できるからこそ、日々の働き方が変わり、望む未来を手に入れることも可能となるのです。

これから、「紙1枚」にまとめる技術のポイントである「整理する」「考えをまとめる」「伝える」という

動詞表現に置き換えながら説明していきます。

 

14.すべての基本となる「エクセル1」の使い方

まず1つだけ心がけておくべき大切な予備動作があります。

それは、考えるベースとなる情報を「整理する」ことです。

 

「1枚」にまとめるのに必要な素材はこの3つだけ

私が提案する「紙1枚」にまとめる技術では、次の3つの素材を用意します。

     ・テーマ

     ・3色(緑、青、赤)のペン

     ・1枚の紙

 

テーマ、すなわち「何について」ということを最初に決めておけば、人はその枠組みの中で必要な

情報を取捨選択できるようになります。

必要な情報をまとめるには、まず、「テーマを決める」ことが先決です。

そして、そのテーマに関連する内容を探っていく。

これが情報を「整理する」ための第一歩です。

頭の中のごちゃごちゃを「1枚」の紙に書いていきます。

 

「エクセル1」の使い方①:フレームを作る

ここで使うのが、私が「エクセル1」と名づけた小さなフレームの集合体です。

ここに、テーマに応じた頭の中から検索されたキーワードを書き出していきます。

では、この「エクセル1」の使い方を説明しましょう。

まず、ノートにフレームを書いていきます。

通常は、A5またはB5サイズのノートをページが横長になる向きにして書いていきます。

そこに、4個、8個、16個、32個、64個—-という具合に、フレームを書いていきます。

書き方は簡単。最初に緑色のペンで上下の真ん中に横線を引き、次に左右の真ん中に縦線を引きます。

さらに縦線を2本追加すれば、8個のフレームの完成です。

ただし、1つのフレームの大きさがあまり大きくなりすぎないように注意してください。

 

「エクセル1」の使い方②:キーワードの使い方

フレームを書いたら、いちばん左上のフレームの中に「日付」と「テーマ」を書きます。

緑色のペンで記入。

「テーマ」を書いたら、その答えを今度は青色のペンで残りのフレームの中に書いていきます。

頭に浮かんだ「キーワード」をどんどん書きます。

原則として、1つのフレームに書き込む「キーワード」は1つ。

枠の中を順番にキーワードで埋めていってください。

ご覧の通り、情報の「整理」ができました。

 

「エクセル1」の使い方③:考えを書き出す

ここから次の「考えをまとめる」プロセスに入るので、そのことを意識づけできるように、

ペンを赤色に切り替えます。

最大のポイントは、赤ペンで実際に書きながら行う、という「動作」にあります。

まず、緑色のペンで枠組みを作り、そこで青色のペンを使って頭の中の情報を整理する。

続いて赤色のペンを手に取り、書き出された情報に対する思考を深めていくのです。

紙に書き出すからこそ、頭のごちゃごちゃが整理され、紙を見ながら考えるからこそ、思考が逃げず、

集中できる。したがって、自然と答えを導きだせる、というところがポイントです。

ふだん考えをまとめる作業が苦手だという人は、これを頭の中だけでやろうとするために、思考が

前に進まないのです。

 

 

 

この続きは、次回に。