Chapter 1 　なぜ、トヨタはナンバーワンなのか?

 

01 トヨタの社員が会議のときに必ずやっている「あること」とは?

トヨタでは、どんな仕事のベースにも必ず「紙1枚」があるのです。

 

「トヨタの1枚」ならではの3つの特徴

「トヨタの1枚」ならではの特徴があります。

それは、 ①  ひと目で全体が見える(一覧性)

       　   ②   枠がある(フレーム)

       　   ③   枠ごとにタイトルがついている(テーマ)

                                                                                              という3点です。

 

02 その書類は「機能」するものになっているか?

「時間節約のため」という人にとって役立つメニューとは、注文しやすいメニュー、時間をかけずに、

注文内容を簡単に決められるメニューです。

私たちがみていたメニューは、残念ながらそうはなっていませんでした。

紙1枚の表裏にまとめられていたものの、ひと目では内容を把握しにくく、あまり役に立たない

1枚になっていたのです。

 

「単なる紙切れ」を「機能する1枚」に変える方法

仕事に関する情報をどんなにきれいに1枚の書類にまとめても、何らかの機能を果たさなければ、

それは単なる紙切れです。

企画書、営業報告書、会議の議事録等、どんな書類にも必ず果たすべき役割があります。

 通らない企画書を何枚書いても意味がありません。

営業内容が把握できない営業日報も、会議の重要ポイントを押さえていない議事録も意味が

ないのです。

ではどうしたら、役立つ1枚、よく機能する1枚となるのでしょうか?

この時に、先に述べた「トヨタの1枚」の3つの特徴が役立ちます。

これから作る書類に、

     ①   ひと目で全体が見える(一覧性)

     ②   枠がある(フレーム)

     ③   枠ごとにタイトルがついている(テーマ)

 

という特徴が入っているか、まず確かめることを心がけてみてください。

これらのうち、あるときはすべて、あるときは一部でも取り入れることで、たとえ紙1枚の書類で

あっても、機能する「1枚」となるのです。

 

03 どんな説明よりも「1枚」の書類がものを言う

誰かに何かを伝えたいとき、そのいちばんの手段は言葉だと思っていませんか?

「言葉を尽くして説明すれば、きっと相手に伝わるだろう」と。

しかし、言葉よりもたった1枚の紙のほうが、ずっと簡単に、相手に必要なことを伝えられる

場合があります。

 

テーマパークで道を聞かれたときのベストな伝え方

例えばあなたが今、人気のテーマパークにいるとしましょう。

エントランスに入ってすぐのところで、見知らぬ人から最新のアトラクションがどこにあるかを

聞かれたとします。

仮に、あなたがその場所を知っているとしたら、どうやってその人に教えるでしょうか。

 

次の3つの中から、いちばん性格に伝わると思う方法を選んでみてください。

     ①   以前来たときの記憶を頼りに、口頭で説明する。

     ②   手元の地図で確認し、それを見ながら口頭で説明する。

     ③   持っている地図を相手に見せ、現在地と目的を差しながら説明する。

 

いかがでしょうか。

おそらく③がもっとも正確に伝わるはずです。しかも、もっとも言葉を必要としません。

③なら、地図を指で差しながら「今、私たちがいるのはここです。アトラクションがあるのは

ここですよ」と言うだけで済みます。

言葉が通じない外国人が相手だったとしても、ジェスチャーだけで伝えることができるでしょう。

言葉をいくつも重ねるより、1枚の地図を見せたほうがずっと正確に、そして短時間で伝わるのです。

実は、「トヨタの1枚」には、この〝地図〟と同じような働きがあります。

読んでわかるのではなく、見てわかる「1枚」になっている。

内容を説明するときにも、最低限の言葉で済むような作りになっています。

それを可能にさせているのが、トヨタで学んだ「紙1枚」の3つの特徴なのです。

 

 

この続きは、次回に。