A lesson from P.F.Drucker

∵時間の分析と仕事の分類

時間を記録して分析し、仕事を整理するならば、重要な仕事に割ける

時間を把握できる。

『経営者の条件』—-p.71

時間を記録すると、時間の使い方の癖がわかります。

問題解決のために割いている時間はどれくらいか、機会を得るために

使っている時間はどれくらいか。内向きの仕事と外向きの仕事の比率は

どれくらいか。

記録によって、偏りが見えるようになります。

同時に、時間の使い方の無駄も明らかになります。

これらは、何をやめるかを決めるとき重要な情報となります。

時間の無駄は、一度解消したら終わりではありません。別の角度から

仕事を分類し直せば、さらなる改善点が見えるはずです。

分類したあとに分析を行うと、意外な発見があります。

筆者(佐藤)の場合、メールの返信に仕事の時間の一○%を使っていることが

判明しました。記録を撮った時間のうち、仕事に当てた時間が約二○○時間、

つまり二○時間もメールに使っていたことになります。

そこで、電話で済むことは電話に変えたところ、およそ一○時間を手に

することができました。

確保した時間は、重要事項に振り向けてください。

私たちはつい、「緊急ではないが重要な仕事」を後回しにしがちです。

しかし、時間を創造するのは、重要な仕事に振り向ける時間を確保する

ためです。

シート 仕事の分類チェック表

以下に仕事の分類の一例を挙げます。ここ1週間でどの項目にどれくらい

時間を使っていたか、調べてみましょう。

また、1週間の仕事時間に占める割合も計算すれば、時間の使い方の癖が

よりはっきりと見えてきます。

● 仕事時間 1週間で合計　　時間　　分

□ 打ち合わせ・商談(対顧客)

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ 社内会議(意思決定、ブレスト等)

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ 社内調整(上司や関係各所への連絡、報告等)

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ デスクワーク(顧客向け提案資料、企画書作成等)

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ デスクワーク(社内報告書類、データ管理等)

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ 電話対応

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ メール対応

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ 情報収集(ネット、新聞、雑誌の閲覧等)

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ 移動時間

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ 昼食、休憩等

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

□ その他(　　　　 )

時間　　分(全仕事時間の　　　　%)

この続きは、次回に。